Polityka prywatności

Informacje o tym, jak przetwarzamy Twoje dane osobowe i dbamy o ich bezpieczeństwo.

  1. Niniejsza polityka dotyczy Serwisu www, funkcjonującego pod adresem url: hookai.pl
  2. Operatorem serwisu oraz Administratorem danych osobowych jest: HOOK AI sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (ul. Dzielna 64 lok. 48, 01-029 Warszawa), wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001253614, NIP: 5273227432, REGON: 545257642
  3. Adres kontaktowy poczty elektronicznej operatora: info@hookai.pl
  4. Operator jest Administratorem Twoich danych osobowych w odniesieniu do danych podanych dobrowolnie w Serwisie.
  5. Serwis wykorzystuje dane osobowe w następujących celach:
    • obsługa zapytań i próśb o kontakt przesłanych przez formularze,
    • przygotowanie oferty i podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy,
    • realizacja zamówionych usług,
    • zapewnienie bezpieczeństwa i prawidłowego działania Serwisu,
    • prowadzenie zbiorczych statystyk odwiedzin Serwisu, w zakresie opisanym w rozdziale 8.
    Podstawy prawne przetwarzania dla każdego z tych celów są wskazane w rozdziale 5.
  6. Serwis pozyskuje informacje o Użytkownikach wyłącznie poprzez dane wprowadzone dobrowolnie w formularzach opisanych w rozdziale 5. Poza tym Operator dysponuje technicznymi logami serwera, opisanymi w rozdziałach 3 i 6.
  1. Serwis, w tym formularz konsultacji, działa wyłącznie przez połączenie szyfrowane (certyfikat SSL/TLS). Dane wpisane w formularzu są szyfrowane w przeglądarce Użytkownika i mogą zostać odczytane dopiero na serwerze docelowym.
  2. W celu ograniczenia ryzyka nieuprawnionego dostępu do danych Operator stosuje hasła złożone, zawierające małe i wielkie litery, cyfry oraz znaki specjalne, nie krótsze niż 8 znaków.
  3. Serwis ogranicza liczbę zgłoszeń wysyłanych z jednego adresu IP w danym czasie. Jest to zabezpieczenie przed nadużyciem formularza i przed wysyłką automatyczną.
  4. Operator na bieżąco aktualizuje oprogramowanie wykorzystywane do przetwarzania danych osobowych, w tym komponenty aplikacji i serwera.
  1. Serwis jest utrzymywany technicznie na serwerze dostawcy usług hostingowych, który przetwarza dane na zlecenie Operatora, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
  2. Firma hostingowa w celu zapewnienia niezawodności technicznej prowadzi logi na poziomie serwera. Zapisowi mogą podlegać:
    • zasoby określone identyfikatorem URL (adresy żądanych zasobów - stron, plików),
    • czas nadejścia zapytania,
    • czas wysłania odpowiedzi,
    • nazwę stacji klienta - identyfikacja realizowana przez protokół HTTP,
    • informacje o błędach jakie nastąpiły przy realizacji transakcji HTTP,
    • adres URL strony poprzednio odwiedzanej przez użytkownika (referer link) - w przypadku gdy przejście do Serwisu nastąpiło przez odnośnik,
    • informacje o przeglądarce użytkownika,
    • informacje o adresie IP,
    • informacje związane z obsługą poczty elektronicznej kierowanej do Operatora oraz wysyłanej przez Operatora.
  1. W niektórych sytuacjach Administrator ma prawo przekazywać Twoje dane osobowe innym odbiorcom, jeśli będzie to niezbędne do wykonania zawartej z Tobą umowy albo do zrealizowania obowiązków ciążących na Administratorze. Dotyczy to następujących kategorii odbiorców:
    • dostawca usług hostingowych, utrzymujący serwer Serwisu, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania,
    • dostawca poczty elektronicznej, przez którego przechodzą zgłoszenia wysłane przez formularze oraz korespondencja z Operatorem, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania,
    • biuro rachunkowe, w zakresie niezbędnym do rozliczenia i udokumentowania zawartej umowy,
    • upoważnieni pracownicy i współpracownicy Operatora, w zakresie niezbędnym do obsługi zgłoszenia i realizacji usługi,
    • organy publiczne, gdy obowiązek przekazania wynika z przepisów prawa.
  2. Twoje dane osobowe są przechowywane nie dłużej, niż jest to konieczne do osiągnięcia celu, dla którego je zebrano:
    • zgłoszenia przesłane przez formularze, które nie doprowadziły do zawarcia umowy: przez 12 miesięcy od ostatniej korespondencji w danej sprawie,
    • zgłoszenia i korespondencja związane z zawartą umową: przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu do upływu terminu przedawnienia roszczeń, co do zasady 3 lata dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej (art. 118 Kodeksu cywilnego),
    • dokumenty rozliczeniowe: przez okres wymagany przepisami podatkowymi i przepisami o rachunkowości,
    • techniczne logi serwera: przez okres wynikający z konfiguracji dostawcy hostingu, opisany w rozdziale 6.
  3. Przysługuje Ci prawo żądania od Administratora:
    • dostępu do dotyczących Ciebie danych osobowych,
    • ich sprostowania,
    • ich usunięcia,
    • ograniczenia przetwarzania,
    • przenoszenia danych,
    • a także prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, na zasadach opisanych w punkcie 4 poniżej.
  4. W zakresie, w jakim Operator przetwarza dane osobowe na podstawie swojego prawnie uzasadnionego interesu, przysługuje Ci prawo wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania. Operator zaprzestanie przetwarzania, chyba że wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw, nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności, albo podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego sprzeciw jest bezwarunkowy: po jego wniesieniu Operator zaprzestaje przetwarzania w tym celu.
  5. Na działania Administratora przysługuje skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
  6. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do obsługi Serwisu.
  7. Wobec Użytkownika nie są podejmowane decyzje opierające się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec niego skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały.
  8. Dane osobowe przetwarzane w związku z korzystaniem z Serwisu, w tym dane przesłane przez formularze, nie są przekazywane do państw trzecich w rozumieniu RODO, czyli poza Europejski Obszar Gospodarczy. Serwis oraz poczta elektroniczna, na którą trafiają zgłoszenia, są utrzymywane na serwerach znajdujących się na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Gdyby to się zmieniło, Operator zaktualizuje niniejszą politykę oraz wskaże odbiorcę danych i podstawę przekazania.
  1. W Serwisie działają dwa formularze:
    • brief konsultacyjny, dostępny w sekcji kontaktowej na stronie głównej,
    • okno umówienia terminu, otwierane przyciskiem umówienia konsultacji w różnych miejscach Serwisu.
  2. Brief konsultacyjny zbiera:
    • obowiązkowo: wybrany obszar współpracy, imię i nazwisko, adres e-mail oraz opis sytuacji,
    • opcjonalnie: nazwę firmy, numer telefonu, preferowaną datę i porę rozmowy.
  3. Okno umówienia terminu zbiera:
    • obowiązkowo: imię i nazwisko, adres e-mail oraz preferowaną datę i porę rozmowy,
    • opcjonalnie: numer telefonu oraz temat rozmowy.
  4. Do zgłoszenia wysłanego z okna umówienia terminu Operator dołącza automatycznie informację, że jest to prośba o termin bezpłatnej konsultacji wstępnej, informację o tym, której usługi zgłoszenie dotyczy, oraz informację o miejscu w Serwisie, z którego okno zostało otwarte. Dane te nie pochodzą od Ciebie, tylko z kontekstu przeglądanej strony, i służą wyłącznie przygotowaniu się do rozmowy.
  5. Dane z obu formularzy są przekazywane pocztą elektroniczną na adres info@hookai.pl. Na wypadek awarii poczty Operator zapisuje ich kopię w bazie danych na serwerze Serwisu i usuwa ją automatycznie po 12 miesiącach.
  6. Przy wysyłce każdego formularza Serwis przetwarza dodatkowo dane techniczne, których nie wpisujesz samodzielnie:
    • adres IP urządzenia, w celu ograniczenia liczby zgłoszeń wysyłanych z jednego adresu w krótkim czasie. Adres IP jest przechowywany wyłącznie w pamięci aplikacji, przez czas okna liczonego w minutach, i nie trafia do treści zgłoszenia,
    • znacznik czasu rozpoczęcia wypełniania formularza oraz zawartość ukrytego pola wypełnianego wyłącznie przez automaty, w celu odrzucenia zgłoszeń wysyłanych przez roboty. Dane te nie są nigdzie zapisywane i służą wyłącznie do jednorazowej weryfikacji zgłoszenia.
  7. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych z obu formularzy:
    • udzielenie odpowiedzi na zgłoszenie, umówienie rozmowy, przygotowanie oferty oraz podjęcie innych działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
    • jeżeli kontaktujesz się w imieniu firmy albo innego podmiotu, przetwarzanie Twoich danych jako osoby kontaktowej odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, polegającego na prowadzeniu korespondencji handlowej i obsłudze zgłoszenia, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
    • zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu, w tym ograniczenie liczby zgłoszeń i odrzucanie zgłoszeń automatycznych, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
    • ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
  8. Podanie danych jest dobrowolne. Podanie danych oznaczonych jako obowiązkowe jest jednak niezbędne do udzielenia odpowiedzi albo do umówienia rozmowy. Bez nich Operator nie będzie w stanie się z Tobą skontaktować. Podanie pozostałych danych jest w pełni dobrowolne i służy wyłącznie ułatwieniu kontaktu oraz lepszemu przygotowaniu się do rozmowy.
  9. Wysłanie formularza z prośbą o kontakt oznacza, że informacja handlowa przesłana w odpowiedzi na to zgłoszenie i w jego zakresie jest informacją zamówioną. Wykorzystanie Twojego adresu e-mail lub numeru telefonu do kontaktu marketingowego wykraczającego poza treść zgłoszenia wymaga odrębnej zgody, którą możesz w każdej chwili wycofać.
  10. Okres przechowywania danych ze zgłoszeń jest określony w punkcie 2 rozdziału 4 niniejszej polityki.
  11. Odbiorcy danych, prawa przysługujące Ci w związku z przetwarzaniem oraz informacja o przekazywaniu danych poza Europejski Obszar Gospodarczy są opisane w rozdziale 4 niniejszej polityki.
  12. Administrator nie podejmuje wobec Ciebie decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.
  13. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych możesz napisać na adres info@hookai.pl. Operator nie wyznaczył inspektora ochrony danych, ponieważ nie zachodzą przesłanki z art. 37 ust. 1 RODO.
  1. Informacje o korzystaniu z Serwisu mogą podlegać zapisowi w logach technicznych. Dane te są wykorzystywane wyłącznie do administrowania Serwisem, diagnozowania błędów oraz zapewnienia bezpieczeństwa.
  2. Przy wysyłce formularza konsultacji Operator odnotowuje adres IP nadawcy w pamięci aplikacji, aby ograniczyć liczbę zgłoszeń wysyłanych z jednego adresu w krótkim czasie. Jest to zabezpieczenie przed nadużyciem formularza i przed wysyłką automatyczną. Informacja ta nie jest łączona z treścią zgłoszenia i jest usuwana automatycznie po upływie okna czasowego liczonego w minutach.
  3. Podstawą przetwarzania danych, o których mowa w punktach 1 i 2, jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i prawidłowego działania Serwisu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
  1. Operator nie stosuje technik marketingowych wymagających odrębnego opisu w niniejszej polityce. Serwis nie korzysta z Google Analytics, piksela Meta, narzędzi remarketingowych ani systemów monitorowania zachowania Użytkowników, w tym nagrywania sesji i map ciepła.
  1. Serwis nie zapisuje w urządzeniu końcowym Użytkownika plików cookies ani innych danych w pamięci przeglądarki. Wyświetlenie stron Serwisu, w tym wpisów publikowanych na blogu, nie wymaga zgody na przechowywanie informacji w urządzeniu końcowym.
  2. Serwis nie korzysta z plików cookies analitycznych, marketingowych ani profilujących. Nie działa w nim nagrywanie sesji ani mapy ciepła.
  3. Statystyki odwiedzin liczy oprogramowanie Plausible uruchomione na serwerze Operatora. Nie zapisuje ono żadnych informacji w urządzeniu Użytkownika i nie odczytuje jego pamięci. Zapisuje adres odwiedzonej strony, adres strony odsyłającej, parametry kampanii z adresu (utm), rodzaj urządzenia, przeglądarkę i system operacyjny odczytane z nagłówka żądania oraz kraj i region ustalony na podstawie adresu IP. Adres IP ani pełny nagłówek przeglądarki nie są zapisywane: służą wyłącznie do wyliczenia dobowego skrótu, który pozwala odróżnić wizyty. Klucz tego skrótu jest kasowany raz na dobę. Statystyki mają charakter zbiorczy, pozostają na serwerze Operatora i nie są przekazywane podmiotom trzecim. Podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes Operatora polegający na mierzeniu ruchu we własnym Serwisie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
  4. Wszystkie zasoby potrzebne do wyświetlenia Serwisu, w tym kroje pism i obrazy, są udostępniane z serwera Operatora. Dotyczy to również wpisów publikowanych na blogu. Przeglądarka Użytkownika nie łączy się w tym celu z serwerami podmiotów trzecich.
  5. Jeżeli Operator uruchomi w Serwisie narzędzia zapisujące informacje w urządzeniu końcowym w celach innych niż niezbędne do świadczenia usługi, ich uruchomienie zostanie poprzedzone uzyskaniem zgody Użytkownika oraz aktualizacją niniejszej polityki.
  1. Ponieważ Serwis nie zapisuje plików cookies, korzystanie z niego nie wymaga od Użytkownika zmian w ustawieniach przeglądarki ani wycofywania zgody.
  2. Każda przeglądarka pozwala samodzielnie zarządzać plikami cookies i danymi stron internetowych. Odpowiednie ustawienia znajdują się w sekcji prywatności lub bezpieczeństwa przeglądarki, a szczegółowy opis zawiera jej dokumentacja.

Niniejsza polityka prywatności w bieżącym brzmieniu obowiązuje od 22 września 2026 r. Poprzednie wersje Operator udostępnia na żądanie, na adres info@hookai.pl.

Niniejszy dokument polityki prywatności został opracowany w oparciu o branżowe praktyki i przepisy prawa obowiązujące w Polsce. Zalecamy regularne przeglądanie niniejszego dokumentu. W razie pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych prosimy o kontakt pod adresem: info@hookai.pl

0 zł · 30 minut

Wybierz termin

30 minut, bez prezentacji i bez zobowiązań. Potwierdzimy mailem.

Pora dnia