Polityka prywatności

1.1. Polityka dotyczy stron i usług HOOK AI sp. z o.o.:

• hookai.pl: strona firmy, sklep kursów, dokumenty i strony z materiałami z naszych publikacji na Instagramie, w tym bonusy odblokowywane zapisem do bazy mailingowej;
• platforma.hookai.pl: formularz zamówienia, Konto i kursy;
• stron kursów, na których opisujemy kursy, w tym buildyoursocials.pl (kurs AI Social Media Automation). Nie każdy kurs ma swoją stronę. Strona kursu ma w stopce nasze dane i odnośnik do tej polityki.

1.2. Administratorem Twoich danych osobowych jest HOOK AI sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Dzielna 64 lok. 48, 01-029 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001253614, NIP 5273227432, REGON 545257642 (dalej: Administrator albo my).

1.3. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych napisz na info@hookai.pl albo na adres siedziby. Jeśli kupiłeś kurs, możesz też napisać na pomoc@hookai.pl. Żądanie wysłane na którykolwiek z tych adresów przyjmiemy i rozpatrzymy. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych, bo nie zachodzą przesłanki z art. 37 ust. 1 RODO.

1.4. Przetwarzamy dane osobowe w celach:

• obsługi zapytań i próśb o kontakt z formularzy na hookai.pl i na stronach kursów (rozdział 5);
• umawiania rozmów, w tym rezerwacji terminu z formularzy na hookai.pl, i prowadzenia spotkań online (pkt 5.15-5.19 i rozdział 16);
• obsługi spraw zgłoszonych telefonicznie i SMS-em (rozdział 14);
• zawarcia i wykonania umowy o kurs, płatności, faktur, odstąpień i reklamacji (rozdział 11);
• prowadzenia Konta i dostępu do kursów i materiałów dodatkowych na platformie (rozdział 12);
• obsługi zgłoszeń z okna „Zgłoś problem” na platformie, w tym skarg na brak dostępności (rozdział 15);
• udostępniania bonusów na hookai.pl/b/ po zapisie do bazy mailingowej (pkt 5.20-5.27);
• wysyłki wiadomości e-mail z ofertą, w tym wiadomości marketingowych do osób z bazy mailingowej, jeśli wyrazisz na to zgodę (rozdział 11 i pkt 5.20-5.27);
• zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania stron (rozdziały 2, 6);
• ochrony kursów przed nieuprawnionym udostępnianiem (rozdział 12);
• prowadzenia statystyk odwiedzin (rozdział 8);
• pomiaru skuteczności naszych reklam w serwisach Meta, jeśli wyrazisz na to zgodę w banerze (rozdział 7);
• oceny, które nasze reklamy przynoszą zamówienia, na podstawie oznaczenia reklamy z adresu strony zamówienia (pkt 11.11);
• ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń.

Podstawy prawne dla każdego celu są w rozdziałach wskazanych w nawiasach.

1.5. Dane pozyskujemy od Ciebie: z formularzy, z zamówienia, z Konta, z korespondencji, z połączeń telefonicznych i z SMS-ów. Od operatora płatności dostajemy informację o wyniku płatności i identyfikator transakcji, bez danych karty. Poza tym mamy techniczne logi serwera (rozdziały 3 i 6). Adres e-mail osoby, dla której kurs kupuje firma, dostajemy od tej firmy (pkt 12.8).

2.1. Wszystkie nasze strony, formularze i platforma działają wyłącznie przez połączenie szyfrowane (TLS). Dane wpisane w formularzu są szyfrowane w drodze z Twojej przeglądarki do naszego serwera.

2.2. Dostęp do systemów z danymi mają tylko upoważnione osoby. Stosujemy hasła złożone, zawierające małe i wielkie litery, cyfry oraz znaki specjalne, nie krótsze niż 8 znaków.

2.3. Ograniczamy liczbę zgłoszeń wysyłanych z jednego adresu IP w krótkim czasie. To zabezpieczenie przed nadużyciem formularzy i wysyłką automatyczną.

2.4. Na bieżąco aktualizujemy oprogramowanie, w tym komponenty aplikacji i serwera.

2.5. Nie wysyłamy haseł e-mailem. Konto zakładamy po zakupie na adres z zamówienia. Hasło ustawiasz sam przez odnośnik z osobnej wiadomości, którą wysyłamy po potwierdzeniu zakupu. Danych kart płatniczych nie przetwarzamy: płatność odbywa się na stronie płatności operatora płatności.

3.1. Nasze strony, platforma i bazy danych działają na serwerach wynajętych od dostawcy hostingu, w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Serwer hookai.pl stoi w centrum danych w Warszawie. Dostawca hostingu przetwarza dane na nasze zlecenie, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych. Lekcje wideo udostępnia dostawca wideo (pkt 12.6).

3.2. Serwer prowadzi logi techniczne. Zapisowi mogą podlegać: adres żądanego zasobu, czas żądania i odpowiedzi, informacje o błędach, adres strony odsyłającej, informacje o przeglądarce, adres IP oraz informacje o obsłudze poczty elektronicznej. Opis w rozdziale 6.

3.3. Zaszyfrowane kopie zapasowe danych z naszego serwera, w tym bazy platformy i systemu do obsługi klientów (CRM), przechowujemy u dostawcy kopii zapasowych z siedzibą w Unii Europejskiej, na serwerach w Unii Europejskiej, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (pkt 4.1 pkt 15). Kopii używamy tylko do odtworzenia danych po awarii. Dane usunięte z naszych systemów zostają w kopiach, dopóki te kopie nie wygasną w stałym cyklu kopii zapasowych, najdłużej przez 6 miesięcy (pkt 4.2).

4.1. Odbiorcy danych. Przekazujemy dane tylko wtedy, gdy jest to potrzebne do wykonania umowy z Tobą, do spełnienia obowiązku prawnego, w naszym prawnie uzasadnionym interesie opisanym w tej polityce albo za Twoją zgodą. Odbiorcami są te kategorie podmiotów:

1. 1) dostawca hostingu (rozdział 3), na podstawie umowy powierzenia;
2. 2) dostawca poczty elektronicznej, przez którego przechodzą zgłoszenia z formularzy na hookai.pl i na stronach kursów oraz korespondencja z nami, na podstawie umowy powierzenia;
3. 3) dostawca poczty transakcyjnej, przez którego wysyłamy potwierdzenia zakupu, faktury, wiadomości o kursie, linki do bonusów i wiadomości marketingowe do osób z bazy mailingowej (pkt 5.20-5.27), na podstawie umowy powierzenia; nie śledzimy otwarć ani kliknięć (pkt 7.9);
4. 4) dostawca systemu księgowego, do którego trafiają wystawione przez nas faktury, na podstawie umowy powierzenia (pkt 11.5);
5. 5) operator płatności, jako odrębny administrator danych osób płacących (rozdział 11). Gdy płacisz przez PayU, jest nim PayU S.A. z siedzibą w Poznaniu;
6. 6) dostawca płatności odroczonej, jako odrębny administrator, jeśli na stronie płatności wybierzesz taką metodę (rozdział 11);
7. 7) dostawca wideo, który przechowuje i udostępnia lekcje na platformie, na podstawie umowy powierzenia, oraz dostawcy technologii ochrony wideo, od których Twoja przeglądarka pobiera licencję odtwarzania (pkt 12.6 i 4.9 pkt 2);
8. 8) Meta Platforms Ireland Limited, jako współadministrator danych zbieranych przez piksel Meta, tylko jeśli wyrazisz zgodę w banerze (rozdział 7);
9. 9) biuro rachunkowe, w zakresie niezbędnym do rozliczeń i dokumentacji księgowej;
10. 10) upoważnieni pracownicy i współpracownicy Administratora, w zakresie niezbędnym do ich zadań;
11. 11) organy publiczne, gdy obowiązek przekazania wynika z prawa, w tym administracja skarbowa w zakresie faktur i rozliczeń podatkowych;
12. 12) operatorzy sieci komórkowej, przez których sieci idą połączenia i SMS-y z numerami telefonów spółki (rozdział 14). Dane o połączeniach i SMS-ach każdy z nich przetwarza jako odrębny administrator, w celu świadczenia własnej usługi i z mocy przepisów o komunikacji elektronicznej, a nie na nasze zlecenie;
13. 13) dostawca komunikatora, przez który nasz zespół dostaje powiadomienia o nowych zakupach, o wiadomościach, które nie wyszły, o fakturach do poprawienia i o nowych zgłoszeniach z okna „Zgłoś problem”. Wysyłamy tam tylko numer zamówienia albo faktury, nazwę kursu, cenę, oznaczenie reklamy (pkt 11.11), rodzaj wiadomości i kod błędu, kategorię zgłoszenia i termin odpowiedzi. Nie wysyłamy imienia, nazwiska, adresu e-mail ani treści zgłoszeń. Dane w tych wiadomościach dostawca przetwarza jako odrębny administrator, w celu świadczenia własnej usługi, a nie na nasze zlecenie (pkt 4.9 pkt 4);
14. 14) dostawca kalendarza i spotkań online, u którego prowadzimy kalendarze naszego zespołu i spotkania online, a który wysyła zaproszenia na te spotkania, na podstawie umowy powierzenia. Dostaje termin spotkania, adresy e-mail i nazwy uczestników oraz dane z samego spotkania (pkt 5.16, rozdział 16 i pkt 4.9 pkt 5);
15. 15) dostawca kopii zapasowych, u którego przechowujemy zaszyfrowane kopie danych z naszego serwera, na podstawie umowy powierzenia (pkt 3.3).

Nazwy podmiotów, którym przekazaliśmy Twoje dane, podamy na Twoje żądanie (pkt 4.3).

4.2. Okresy przechowywania. Przechowujemy dane nie dłużej, niż jest to potrzebne do celu:

4.3. Twoje prawa. Masz prawo żądać od nas:

• dostępu do swoich danych i kopii danych;
• sprostowania danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przeniesienia danych, które nam dostarczyłeś, gdy przetwarzamy je na podstawie umowy albo zgody;
• a także wnieść sprzeciw, na zasadach z pkt 4.4.

Na żądanie odpowiadamy w ciągu miesiąca. W wyjątkowych przypadkach termin może się wydłużyć o dwa miesiące; wtedy poinformujemy Cię o tym w ciągu pierwszego miesiąca.

4.4. Sprzeciw. Gdy przetwarzamy dane na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, możesz wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Przestaniemy przetwarzać dane, chyba że wykażemy ważne prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec Twoich interesów, praw i wolności albo podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego jest bezwarunkowy.

4.5. Wycofanie zgody. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili, tak samo łatwo, jak ją wyraziłeś. Wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed wycofaniem.

4.6. Skarga. Możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

4.7. Dobrowolność. Podanie danych jest dobrowolne. Bez danych oznaczonych jako wymagane nie odpowiemy na zgłoszenie albo nie przyjmiemy zamówienia. Dane do faktury są wymagane przepisami podatkowymi.

4.8. Decyzje zautomatyzowane. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Decyzję o przyznaniu płatności odroczonej podejmuje jej dostawca, na swoich zasadach.

4.9. Przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Nasze strony, platforma i bazy danych działają na serwerach w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Poczta elektroniczna i poczta transakcyjna działają u dostawców z siedzibą w Unii Europejskiej. Pliki lekcji wideo przechowuje dostawca wideo z siedzibą w Unii Europejskiej, na serwerach w Niemczech. Kopie zapasowe przechowujemy w Unii Europejskiej (pkt 3.3). Dane mogą trafić poza EOG w tych przypadkach:

1. 1) piksel Meta, tylko jeśli wyrazisz zgodę w banerze (rozdział 7). Meta Platforms Ireland Limited może przekazywać dane do Meta Platforms, Inc. w Stanach Zjednoczonych. Podstawą jest decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony w ramach Data Privacy Framework (UE-USA), a uzupełniająco standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską;
2. 2) ochrona wideo: przy odtwarzaniu lekcji Twoja przeglądarka pobiera licencję odtwarzania zaszyfrowanego wideo. Mogą w tym uczestniczyć dostawcy technologii ochrony wideo spoza EOG, w szczególności ze Stanów Zjednoczonych. Korzystamy tylko z takich, u których przekazanie opiera się na decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, w tym w ramach Data Privacy Framework, albo na standardowych klauzulach umownych (art. 45 i 46 RODO);
3. 3) telefon: nie przekazujemy poza EOG danych z połączeń ani SMS-ów. Rejestr połączeń i SMS-y z telefonów spółki nie trafiają do kopii w chmurze u dostawcy spoza EOG (rozdział 14);
4. 4) powiadomienia dla zespołu (pkt 4.1 pkt 13): dostawca komunikatora ma siedzibę poza EOG. Dane kont z EOG przechowuje w centrach danych w Holandii. Może je udostępniać spółkom ze swojej grupy poza EOG na podstawie standardowych klauzul umownych zawartych między tymi spółkami. Do komunikatora wysyłamy tylko dane z pkt 4.1 pkt 13, bez imienia, nazwiska i adresu e-mail;
5. 5) kalendarz i spotkania online (pkt 4.1 pkt 14): dostawca należy do grupy z siedzibą w Stanach Zjednoczonych. Dane mogą trafić do Stanów Zjednoczonych i innych krajów, w których działa dostawca, spółki z jego grupy albo jego podwykonawcy, na przykład przy usuwaniu awarii, ochronie usługi przed atakami i kierowaniu ruchu w sieci. Podstawą każdego takiego przekazania są standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską (art. 46 RODO). Spółka matka dostawcy w Stanach Zjednoczonych uczestniczy też w Data Privacy Framework (UE-USA), objętym decyzją Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony (art. 45 RODO). Gdy w spotkaniu bierze udział osoba spoza EOG, dane spotkania trafiają też do niej.

Operator płatności i dostawca płatności odroczonej odpowiadają za własne przekazania jako odrębni administratorzy, na zasadach swoich informacji o przetwarzaniu danych.

Kopię zabezpieczeń, o których mowa w pkt 1, 2 i 5, możesz uzyskać na żądanie wysłane na info@hookai.pl (art. 13 ust. 1 lit. f i art. 46 RODO). Jeżeli zmieni się lista przypadków przekazania poza EOG, zaktualizujemy politykę.

5.1. Na hookai.pl działają dwa formularze kontaktowe:

• brief konsultacyjny na stronie kontaktowej,
• okno umówienia terminu, otwierane przyciskiem umówienia konsultacji w różnych miejscach serwisu.

5.2. Brief konsultacyjny zbiera obowiązkowo: wybrany obszar współpracy, imię i nazwisko, adres e-mail oraz opis sytuacji; opcjonalnie: nazwę firmy, numer telefonu i termin rozmowy. Termin wybierasz z listy wolnych terminów (pkt 5.15). Gdy listy nie da się pobrać, zamiast terminu podajesz preferowaną datę i porę rozmowy.

5.3. Okno umówienia terminu zbiera obowiązkowo: imię i nazwisko, adres e-mail oraz termin rozmowy wybrany z listy wolnych terminów (pkt 5.15); opcjonalnie: nazwę firmy, numer telefonu i temat rozmowy. Gdy listy nie da się pobrać, zamiast terminu podajesz preferowaną datę i porę rozmowy.

5.4. Do zgłoszenia z okna umówienia terminu dołączamy automatycznie informację, że to prośba o termin bezpłatnej konsultacji, której usługi dotyczy i z którego miejsca serwisu okno otwarto. Te dane pochodzą z kontekstu strony i służą tylko przygotowaniu do rozmowy.

5.5. Dane z obu formularzy trafiają e-mailem na info@hookai.pl. Gdy wybierzesz termin z listy, wiadomość zawiera ten termin i informację, czy spotkanie zostało założone, a jeśli nie, z jakiego powodu. Kopia zgłoszenia trafia też do naszego systemu do obsługi klientów (CRM) na tym samym serwerze. CRM zakłada z niej kartę kontaktu albo dopisuje zgłoszenie do karty, którą już masz, z notatką i zadaniem kontaktu z Tobą. Kartę przechowujemy przez czas z pkt 4.2. Na wypadek awarii poczty zapisujemy też kopię zgłoszenia w bazie danych na naszym serwerze i usuwamy ją automatycznie po 12 miesiącach.

5.6. Przy wysyłce formularza przetwarzamy dodatkowo dane techniczne:

• adres IP, żeby ograniczyć liczbę zgłoszeń wysyłanych z jednego adresu w krótkim czasie i liczbę rezerwacji terminu z jednego adresu w ciągu doby. Przy adresach IPv6 rezerwacje liczymy dla całej sieci, z której pochodzi adres, czyli dla pierwszej połowy adresu. Do tych limitów adres trzymamy tylko w pamięci aplikacji, bez zapisu na dysku i w bazie danych. Przy limicie zgłoszeń używamy go przez 15 minut, a przy limicie rezerwacji przez 24 godziny od pierwszej rezerwacji. Potem adres nie jest już używany, a aplikacja usuwa go z pamięci przy porządkowaniu pamięci, najpóźniej przy ponownym uruchomieniu aplikacji. Po przekroczeniu limitu rezerwacji zgłoszenie i tak do nas trafia, tylko bez rezerwacji terminu;
• znacznik czasu rozpoczęcia wypełniania i zawartość ukrytego pola dla automatów, używane jednorazowo do odrzucenia zgłoszeń wysyłanych przez roboty i nigdzie niezapisywane.

Jak każde żądanie do serwera, wysyłka formularza trafia też do logów technicznych razem z adresem IP (pkt 3.2 i rozdział 6).

5.7. Cele i podstawy:

• odpowiedź na zgłoszenie, umówienie rozmowy, przygotowanie oferty i inne działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• gdy kontaktujesz się w imieniu firmy: Twoje dane jako osoby kontaktowej przetwarzamy w prawnie uzasadnionym interesie, którym jest prowadzenie korespondencji handlowej i obsługa zgłoszenia (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• bezpieczeństwo formularzy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

5.8. Wysłanie formularza z prośbą o kontakt oznacza, że informacja handlowa przesłana w odpowiedzi na to zgłoszenie i w jego zakresie jest informacją zamówioną. Kontakt marketingowy wykraczający poza zgłoszenie wymaga odrębnej zgody, którą możesz w każdej chwili wycofać.

5.9. Formularz pytań na stronie kursu. Na buildyoursocials.pl działa formularz „Zadaj nam pytanie”. Ma dwa wymagane pola: adres e-mail i treść pytania.

5.10. Pytanie trafia e-mailem na info@hookai.pl. Twój adres e-mail podajemy w temacie wiadomości i jako adres do odpowiedzi. Kopii pytania nie zapisujemy w bazie danych. Na Twój adres nie wysyłamy wiadomości automatycznych. Odpisuje osoba z naszego zespołu.

5.11. Przy wysyłce przetwarzamy adres IP, żeby ograniczyć liczbę pytań wysyłanych z jednego adresu w krótkim czasie. Licznik prób trzyma serwer WWW w swojej pamięci roboczej, nie w bazie danych. Formularz ma też ukryte pole dla automatów, sprawdzane jednorazowo. Adres IP przy każdej wysyłce i informacja o odrzuceniu pytania ponad limit trafiają do logów technicznych serwera, bez treści pytania i bez adresu e-mail (rozdział 6).

5.12. Cele i podstawy:

• odpowiedź na pytanie o kurs i inne działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• odpowiedź na pytanie w innej sprawie albo wysłane w imieniu firmy, w naszym prawnie uzasadnionym interesie, którym jest odpowiedź na pytanie i prowadzenie korespondencji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• bezpieczeństwo formularza (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

5.13. Jak długo. Wiadomości z tematem „Pytanie z buildyoursocials.pl” i odpowiedzi na nie przechowujemy 12 miesięcy od ostatniej z nich, potem je usuwamy. Jeśli kupisz kurs, sprawy zakupu, reklamacje i odstąpienia prowadzimy w osobnej korespondencji i przechowujemy jak w pkt 4.2.

5.14. Podanie danych jest dobrowolne. Bez adresu e-mail i treści pytania formularz się nie wyśle, a my nie będziemy mieć jak odpowiedzieć. Pkt 5.8 stosujemy także do formularza pytań. Odbiorców danych, Twoje prawa i przekazywanie poza EOG opisuje rozdział 4.

5.15. Wolne terminy rozmowy. W oknie umówienia terminu i w briefie konsultacyjnym na hookai.pl widzisz listę wolnych 15-minutowych terminów rozmowy. Listę wyliczamy z zajętości kalendarzy osób z naszego zespołu, które prowadzą rozmowy. Bierzemy z nich tylko ramy czasu, w których kalendarze są zajęte. Twoich danych do tego nie używamy.

5.16. Rezerwacja i zaproszenie. Gdy wyślesz formularz z terminem wybranym z listy, strona przekazuje datę, godzinę i Twój adres e-mail do naszego systemu do obsługi klientów (CRM) na tym samym serwerze. CRM zakłada w kalendarzu naszego zespołu 15-minutowe spotkanie online i zaprasza na nie Ciebie oraz osoby z zespołu, które poprowadzą rozmowę. Zaproszenie z odnośnikiem do spotkania wysyła na Twój adres e-mail dostawca kalendarza i spotkań online (pkt 4.1 pkt 14). Dostawca dostaje tylko datę, godzinę i Twój adres e-mail. Na liście uczestników spotkania Twój adres e-mail jest też Twoją nazwą. Temat i treść zaproszenia są stałe, takie same dla każdej osoby. Imienia i nazwiska, nazwy firmy, numeru telefonu ani tematu rozmowy nie przekazujemy dostawcy. Trafiają do wiadomości do nas i do CRM (pkt 5.5).

5.17. Gdy rezerwacja się nie uda. Gdy ktoś zajmie wybrany termin chwilę przed Tobą, formularz poprosi o wybór innej godziny. Na jeden adres e-mail umawiamy przez formularz jeden termin naraz. Gdy z Twojego adresu jest już umówiona rozmowa albo rezerwacja nie zadziała z innego powodu, także po przekroczeniu limitu z pkt 5.6, zgłoszenie i tak do nas trafia, a termin potwierdzamy e-mailem. Tak samo jest wtedy, gdy listy terminów nie da się pobrać i podajesz preferowaną datę i porę.

5.18. Rejestr rezerwacji. Żeby jeden termin nie trafił do dwóch osób i żeby na jeden adres przypadał jeden umówiony termin, CRM zapisuje każdą rezerwację w rejestrze rezerwacji na naszym serwerze. Wpis zawiera datę i godzinę, adres e-mail, także w postaci uproszczonej, która pozwala rozpoznać ten sam adres zapisany inaczej, identyfikator spotkania w kalendarzu i chwilę rezerwacji. Wpis usuwamy automatycznie, gdy minie doba od końca spotkania, przy najbliższym pobraniu listy wolnych terminów albo przy kolejnej rezerwacji.

5.19. Cele, podstawy i jak długo. Rezerwacja terminu, zaproszenie i rozmowa to działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Gdy umawiasz rozmowę w imieniu firmy, Twoje dane jako osoby kontaktowej przetwarzamy w naszym prawnie uzasadnionym interesie, którym jest umówienie i przeprowadzenie rozmowy handlowej (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Rejestr rezerwacji i limit rezerwacji z jednego adresu IP chronią nasz kalendarz przed nadużyciem, na przykład przed wysyłaniem naszych zaproszeń na cudze adresy. To nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Rejestr rezerwacji przechowujemy do upływu doby od końca spotkania (pkt 5.18), a spotkanie w kalendarzu przez czas z pkt 16.4. Jeśli dostałeś od nas zaproszenie, o które nie prosiłeś, odrzuć je albo napisz na info@hookai.pl. Usuniemy wtedy spotkanie i zgłoszenie z Twoim adresem. Samo spotkanie online opisuje rozdział 16.

5.20. Bonusy za zapis do bazy mailingowej. Na stronach z bonusami pod adresem hookai.pl/b/ bonus odblokowujesz zapisem do naszej bazy mailingowej. Po wysłaniu formularza wysyłamy na podany adres link. Kliknięcie linku potwierdza zapis i odblokowuje bonus. Na innym urządzeniu wpisujesz ten sam adres: jeśli jest już potwierdzony, bonusy odblokują się od razu. Formularz na tych stronach prowadzimy my, HOOK AI sp. z o.o., także gdy strona jest podpisana przez współzałożyciela spółki.

5.21. Jakie dane. Adres e-mail, data i godzina wysłania formularza i kliknięcia linku, wersja treści pola zgody i informacji przy formularzu, którą widziałeś, adres strony bonusu, z której pierwszy raz wysłałeś formularz, adres IP z chwili wysłania formularza i kliknięcia linku, data ostatniego odblokowania oraz data wypisu. Nie zapisujemy, które bonusy otwierasz. Przy wysyłce formularza przetwarzamy też adres IP, żeby ograniczyć liczbę wysyłek z jednego adresu w krótkim czasie. Do tego limitu adres trzymamy tylko w pamięci aplikacji, bez zapisu na dysku i w bazie danych, i używamy go przez 24 godziny. Potem aplikacja usuwa go z pamięci, najpóźniej przy ponownym uruchomieniu aplikacji. Jak każde żądanie do serwera, wysyłka formularza i kliknięcie linku trafiają też do logów technicznych (pkt 3.2).

5.22. Cele i podstawy.

• marketing bezpośredni naszych produktów i usług e-mailem, czyli wiadomości marketingowe do osób z bazy mailingowej: Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 398 ust. 1 Prawa komunikacji elektronicznej), wyrażona zaznaczeniem pola w formularzu i potwierdzona kliknięciem linku;
• wysłanie linku potwierdzającego: nasz prawnie uzasadniony interes, którym jest sprawdzenie, że zapis zlecił właściciel adresu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO w związku z art. 7 ust. 1 RODO);
• odblokowanie bonusów, także na innym urządzeniu i po wypisie: nasz prawnie uzasadniony interes, którym jest wydanie bonusu osobie, która o niego poprosiła i się zapisała (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• zapis zgody i wypisu, żeby wykazać, że zgodę wyraziłeś: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO w związku z art. 7 ust. 1 RODO);
• bezpieczeństwo formularza: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu możesz wnieść sprzeciw (pkt 4.4).

5.23. Zapis i wypis. Zgoda na kontakt marketingowy jest warunkiem odblokowania bonusu i mówimy o tym przy formularzu. Zgoda działa dopiero po kliknięciu linku z wiadomości. Ponowny zapis, na przykład po wypisie, też wymaga kliknięcia nowego linku. Wypiszesz się w każdej chwili jednym kliknięciem w każdej wiadomości marketingowej albo pisząc na info@hookai.pl. Wypis nie odbiera dostępu do bonusów, także do kolejnych. Wypis obejmuje wszystkie nasze wiadomości e-mail z ofertą, także te, na które zgodziłeś się przy zamówieniu (pkt 11.10). Zapisujemy tylko kliknięcie linku potwierdzającego i linku wypisu (pkt 7.9). Bazę mailingową prowadzimy dla osób, które ukończyły 16 lat.

5.24. Pamięć przeglądarki. Po potwierdzeniu adresu przeglądarka zapamiętuje, że masz dostęp, i nie pokazuje formularza przez 12 miesięcy. Zapis nie zawiera adresu e-mail ani identyfikatora i nie trafia na nasz serwer (Polityka cookies, pkt 3.1).

5.25. Odbiorcy. Dostawca hostingu (rozdział 3), dostawca poczty transakcyjnej (pkt 4.1 pkt 3), dostawca kopii zapasowych (pkt 3.3) i upoważnione osoby z naszego zespołu (pkt 4.1 pkt 10). Dane zostają w Europejskim Obszarze Gospodarczym (pkt 4.9). Adresów nie udostępniamy innym podmiotom do ich własnych celów.

5.26. Jak długo. Adres niepotwierdzony linkiem: 7 dni od wysłania formularza. Adres w bazie mailingowej: do wypisu. Po wypisie adres zostaje, żeby odblokowywać Ci bonusy, przez 12 miesięcy od ostatniego odblokowania, a zapis zgody i wypisu przez 12 miesięcy od wypisu. Po tych terminach usuwamy dane automatycznie. Usunięte dane zostają w kopiach zapasowych do ich wygaśnięcia (pkt 3.3). Tabela w pkt 4.2 podaje te same terminy.

5.27. Dobrowolność. Zgoda i podanie adresu e-mail są dobrowolne. Bez nich nie odblokujemy bonusu. Pozostałe treści naszych stron są dostępne bez zapisu.

6.1. Informacje o korzystaniu ze stron mogą trafiać do logów technicznych. Używamy ich tylko do administrowania stronami, diagnozowania błędów i zapewnienia bezpieczeństwa. Logi przechowujemy przez czas z pkt 4.2.

6.2. Ograniczamy liczbę prób w krótkim czasie:

• przy wysyłce formularzy na hookai.pl z pkt 5.1 odnotowujemy adres IP w pamięci aplikacji na czas z pkt 5.6; przy formularzu pytań na stronie kursu licznik prób trzyma serwer WWW w pamięci roboczej, a adres IP trafia do logów technicznych (pkt 5.11);
• na platforma.hookai.pl przy logowaniu, odzyskiwaniu i ustawianiu hasła, zamówieniu, sprawdzaniu kodu rabatowego, zapisie postępu w materiałach dodatkowych i zgłoszeniu problemu bez logowania zapisujemy w bazie danych licznik prób. Licznik nie zawiera adresu IP, adresu e-mail ani identyfikatora Konta, tylko ich skrót wyliczony z tajnym kluczem serwera. Licznik usuwamy automatycznie przy kolejnej próbie na platformie, gdy minie godzina od jego założenia;
• przy formularzu bonusów (pkt 5.20) odnotowujemy adres IP w pamięci aplikacji na czas z pkt 5.21.

Adresu IP ani jego skrótu nie zapisujemy razem ze zgłoszeniem.

6.3. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes w zapewnieniu bezpieczeństwa i prawidłowego działania stron (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

7.1. Piksel Meta. Na hookai.pl, stronach kursów i platformie możemy używać piksela Meta, tylko na stronach, na których pokazujemy baner zgody. To kod Meta Platforms Ireland Limited, który mierzy skuteczność naszych reklam w serwisach Meta, takich jak Facebook i Instagram. Piksel jest domyślnie wyłączony. Działa tylko wtedy, gdy wyrazisz na to zgodę w banerze na danej stronie. Bez zgody piksel się nie wczytuje i nie wysyła żadnych danych.

7.2. Cele. Za Twoją zgodą piksel służy do:

• pomiaru konwersji, czyli sprawdzenia, czy wizyta po kliknięciu reklamy zakończyła się zakupem;
• optymalizacji reklam, czyli pokazywania ich osobom, które z większym prawdopodobieństwem będą nimi zainteresowane;
• ponownego docierania z reklamą do osób, które odwiedziły nasze strony (retargeting).

7.3. Jakie dane. Adres odwiedzonej strony i strony odsyłającej, rodzaj zdarzenia, na przykład wyświetlenie strony albo zakup z wartością zamówienia, adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, identyfikatory z plików _fbp i _fbc zapisanych w Twojej przeglądarce oraz identyfikatory z plików cookies Meta, jeśli jesteś zalogowany do serwisów Meta. Nie przekazujemy treści formularzy. Nie włączamy rozszerzonego dopasowania, więc nie przekazujemy Meta Twojego adresu e-mail ani numeru telefonu, także w postaci skrótu.

7.4. Podstawa. Twoja zgoda: art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a dla zapisu i odczytu informacji w Twoim urządzeniu art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej. Zgoda jest dobrowolna. Odmowa nie wpływa na korzystanie ze stron ani na zakup.

7.5. Współadministrowanie z Meta. W zakresie zbierania danych przez piksel na naszych stronach i ich przekazania do Meta jesteśmy współadministratorem razem z Meta Platforms Ireland Limited z siedzibą w Irlandii (art. 26 RODO; wyrok TSUE z 29 lipca 2019 r., C-40/17 Fashion ID). Za dalsze przetwarzanie po przekazaniu, w tym wyświetlanie reklam i własne cele Meta, Meta odpowiada samodzielnie, na zasadach swojej polityki prywatności. Istota uzgodnień: my odpowiadamy za zgodę w banerze i za informację w tej polityce, a Meta za bezpieczeństwo danych w swoich systemach i za realizację praw w zakresie danych, które przechowuje. Uzgodnienia opisuje dodatek Meta o współadministrowaniu do warunków narzędzi biznesowych Meta. Jego treść udostępnimy Ci na żądanie wysłane na info@hookai.pl. Swoje prawa w zakresie współadministrowania możesz wykonać u nas, pisząc na info@hookai.pl, albo bezpośrednio u Meta. Żądania, które dotyczą danych przechowywanych przez Meta, przekazujemy Meta niezwłocznie.

7.6. Przekazanie poza EOG. Opisuje je pkt 4.9 pkt 1.

7.7. Wycofanie zgody. Zgodę wycofasz w każdej chwili, tak samo łatwo, jak ją wyraziłeś, w banerze otwieranym odnośnikiem w stopce każdej strony z pikselem. Po wycofaniu piksel przestaje się wczytywać.

7.8. Nie korzystamy z nagrywania sesji ani map ciepła. Nie zapisujemy ruchów kursora, wpisywanych znaków ani treści formularzy. Statystyki z pkt 8.2 liczą odsłony i zdarzenia bez łączenia ich z osobą.

7.9. W wiadomościach e-mail nie śledzimy otwarć ani kliknięć. Zapisujemy tylko kliknięcie linku, który potwierdza zapis do bazy mailingowej albo wypisuje z niej, bo na tym polega potwierdzenie i wypis (pkt 5.23).

8.1. Zasady zapisywania informacji w Twoim urządzeniu, w tym plików cookies i pamięci przeglądarki, opisuje Polityka cookies pod adresem hookai.pl/polityka-cookies.

8.2. Statystyki odwiedzin na hookai.pl, na platforma.hookai.pl i na stronach kursów, w tym buildyoursocials.pl, liczy narzędzie statystyczne uruchomione na naszym serwerze. Indywidualne części adresów, na przykład kod w odnośniku do strony stanu zamówienia, nie trafiają do statystyk. Skrypt narzędzia pobierasz, a dane o wizycie wysyłasz pod adres strony, którą odwiedzasz. Narzędzie nie zapisuje niczego w Twoim urządzeniu i nie odczytuje jego pamięci. Zapisuje czas wizyty, czas aktywnego oglądania strony i to, jak daleko ją przewinąłeś, adres odwiedzonej strony, adres strony odsyłającej, parametry kampanii z adresu (utm), rodzaj urządzenia, przeglądarkę i system operacyjny z nagłówka żądania oraz kraj ustalony na podstawie adresu IP. Identyfikatory kliknięcia w reklamę, które bywają w adresie strony (np. gclid, fbclid), trafiają do narzędzia razem z adresem, ale narzędzie nie zapisuje ich wartości. Pełny adres strony, razem z tymi identyfikatorami i adresem IP, zapisuje log serwera (pkt 3.2), który przechowujemy przez czas z pkt 4.2. Adres IP ani pełny nagłówek przeglądarki nie są zapisywane: służą tylko do wyliczenia dobowego skrótu, który pozwala odróżnić wizyty. Klucz skrótu jest kasowany raz na dobę. Poza odsłonami narzędzie zapisuje zdarzenia, czyli wybrane czynności na stronie:

• kliknięcie przycisku albo odnośnika, w tym przycisku zakupu i odnośnika do innej strony;
• wyświetlenie albo rozwinięcie elementu strony, na przykład sekcji, okna albo pytania w sekcji pytań i odpowiedzi;
• odtworzenie filmu;
• rozpoczęcie wypełniania formularza i jego wysłanie;
• zmianę ustawienia strony, na przykład wyłączenie animacji;
• wejście pod adres, pod którym nie ma strony;
• opłacenie zamówienia na platforma.hookai.pl.

Przy zdarzeniu zapisujemy tylko informacje, które pochodzą z naszej strony i opisują element albo wynik czynności: miejsce w serwisie, nazwę, numer albo napis elementu, postęp filmu, nowe ustawienie, wynik wysłania formularza. Adres przy zdarzeniu zapisujemy tylko jako domenę i ścieżkę, bez parametrów. Nigdy nie zapisujemy przy zdarzeniu tego, co wpisujesz, danych zamówienia, takich jak kwota czy numer, ani identyfikatora osoby, zamówienia albo indywidualnego odnośnika. Zdarzenia dotyczą strony i jej elementów, nie pojedynczych pól formularza, ruchów kursora ani naciśnięć klawiszy (pkt 7.8). Nowe zdarzenia dodajemy tylko w tych granicach.

Każda wizyta i każde zdarzenie to osobny zapis. Nie łączymy wizyt z różnych dni ani z różnych naszych stron. Zapisy zostają na naszym serwerze, nie trafiają do innych podmiotów i przechowujemy je bez limitu czasu (pkt 4.2). Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes w mierzeniu ruchu na własnych stronach (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Statystyk nie łączymy z danymi zamówień. Oznaczenie reklamy zapisane przy zamówieniu opisuje pkt 11.11.

8.3. Zasoby potrzebne do wyświetlenia naszych stron, w tym kroje pism i obrazy, pobierasz z naszego serwera. Wyjątki:

• strona płatności operatora płatności i strona dostawcy płatności odroczonej, na które przechodzisz przy płatności;
• lekcje wideo i licencje ich odtwarzania, które pobierasz od dostawcy wideo i dostawcy ochrony wideo (pkt 12.6);
• piksel Meta, tylko po Twojej zgodzie w banerze (rozdział 7).

9.1. Jak zarządzać plikami cookies i danymi stron w przeglądarce, opisuje Polityka cookies, rozdział 4.

Ten rozdział nie ma treści. Zachowujemy jego numer, żeby nie zmieniać numerów kolejnych rozdziałów i odnośników do nich.

11.1. Jakie dane. Adres e-mail, imię i nazwisko, przy fakturze adres do faktury, przy zakupie na firmę także nazwa firmy i NIP, kupiony kurs, cena, numer zamówienia, wersje regulaminu i karty oferty, zgody i oświadczenia złożone przy zamówieniu z datą i godziną, stan płatności i identyfikator transakcji od operatora płatności, daty wysłania wiadomości, a przy odstąpieniu i reklamacji ich treść i korespondencja. Gdy przechodzisz do zamówienia z naszej reklamy, zapisujemy też oznaczenie tej reklamy z adresu strony (pkt 11.11).

11.2. Cele i podstawy:

11.3. Płatności. Płatność obsługuje zewnętrzny operator płatności. Jest on odrębnym administratorem danych osoby płacącej. Przekazujemy mu dane potrzebne do płatności: kwotę, numer i opis zamówienia oraz adres e-mail, a jeśli operator ich wymaga, także imię i nazwisko. Przy płatności w ratach przekazujemy też adres IP, z którego składasz zamówienie, bo operator płatności go wymaga. Nazwę operatora i jego informację o przetwarzaniu danych widzisz na stronie płatności. Danych karty nie widzimy. Jeżeli zapłacisz płatnością odroczoną, przekazujemy operatorowi płatności także informacje potrzebne dostawcy płatności odroczonej: o chwili zawarcia umowy, o odstąpieniu od umowy, o zwrocie płatności, o reklamacji i o Twoich roszczeniach związanych z tym zakupem.

11.4. Płatność odroczona i raty. Jeśli wybierzesz płatność odroczoną albo zapłatę w ratach, na stronie zamówienia albo na stronie płatności, Twoje dane przetwarza dostawca tej usługi, z którym zawierasz umowę. Jest on odrębnym administratorem i informuje Cię o przetwarzaniu przy zawieraniu umowy. Jego nazwę widzisz przy tej metodzie na stronie płatności. My nie udzielamy kredytu ani odroczenia płatności.

11.5. Faktury. Fakturę wystawiamy przy zakupie na firmę oraz osobie prywatnej, która o nią poprosi (regulamin pkt 5.8). PDF faktury wysyłamy Ci e-mailem. Po zwrocie zapłaty wystawiamy fakturę korygującą i jej PDF też wysyłamy e-mailem. Faktury trafiają do systemu księgowego spółki, który prowadzi dla nas dostawca na podstawie umowy powierzenia (pkt 4.1 pkt 4), i do biura rachunkowego (pkt 4.1 pkt 9). Dane z faktur trafiają też do administracji skarbowej na zasadach z przepisów podatkowych (pkt 4.1 pkt 11).

11.6. Zakup bez rejestracji. Zamówienie składasz na adres e-mail, bez rejestracji. Po płatności zakładamy na ten adres konto. Używamy go tylko do wykonania umowy: potwierdzenia, faktury, strony stanu zamówienia, konta, dostępu do materiałów dodatkowych, informacji o terminie startu i wiadomości o udostępnieniu kursu. Nie używamy go do marketingu bez Twojej odrębnej zgody.

11.7. Jak długo. Zamówienia, potwierdzenia, oświadczenia, odstąpienia i reklamacje: do końca szóstego roku kalendarzowego po zakupie. Faktury: przez okres wymagany przepisami podatkowymi. Oznaczenie reklamy (pkt 11.11): 6 miesięcy od zamówienia. Dane nie znikają po usunięciu Konta, bo dotyczą umowy i obowiązków prawnych.

11.8. Dobrowolność. Podanie danych w formularzu zamówienia jest dobrowolne, ale bez nich nie zawrzemy umowy ani nie wystawimy faktury.

11.9. Pełnoletność. Sprzedajemy kursy tylko osobom pełnoletnim.

11.10. Wiadomości e-mail z ofertą. Przy zamówieniu możesz zaznaczyć nieobowiązkową zgodę na wiadomości e-mail z ofertą. Zgoda nie wpływa na zakup. Zgoda przechodzi do Konta, które zakładamy na adres z zamówienia. Zgodę wycofasz w ustawieniach Konta, odnośnikiem w każdej takiej wiadomości albo wiadomością na pomoc@hookai.pl. Podstawą jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 398 ust. 1 Prawa komunikacji elektronicznej). Zgodę i jej wycofanie przechowujemy przez czas z pkt 4.2.

11.11. Oznaczenie reklamy przy zamówieniu. Gdy przechodzisz do zamówienia z naszej reklamy, adres strony zawiera oznaczenie kampanii i reklamy (parametry utm_source, utm_campaign i utm_content). Te trzy oznaczenia zapisujemy przy zamówieniu. Ustalamy je sami w adresach naszych reklam i są takie same dla każdej osoby, która kliknęła daną reklamę. Przy zamówieniu nie zapisujemy identyfikatorów kliknięcia nadawanych przez serwisy reklamowe (np. gclid, fbclid, oppref), adresu strony, z której przyszedłeś, ani pełnego adresu strony.

• Cel: ocena, które kampanie i reklamy przynoszą opłacone zamówienia, i decyzje o budżecie reklam.
• Podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes w ocenie skuteczności własnych reklam (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Kto widzi oznaczenie: nasz zespół. Oznaczenie źródła i reklamy trafia też do wewnętrznego powiadomienia o nowym zakupie (pkt 4.1 pkt 13). Nie przekazujemy go serwisom reklamowym. Nie ma go w potwierdzeniu zakupu ani na fakturze.
• Jak długo: 6 miesięcy od zamówienia. Potem usuwamy oznaczenie z zamówienia. Zostają tylko sumy zamówień dla każdej reklamy, bez powiązania z osobą.
• Nie łączymy oznaczenia ze statystykami z pkt 8.2 ani z danymi piksela Meta (rozdział 7).
• Sprzeciw: możesz go wnieść w każdej chwili (pkt 4.4). Wtedy usuniemy oznaczenie z Twojego zamówienia.

12.1. Jakie dane. Adres e-mail, imię (jeśli je podasz w Koncie), dane logowania w postaci zabezpieczonej, dostęp do kursów z datami początku i końca, postęp nauki, w tym ukończone lekcje, postęp w materiałach dodatkowych (przerobione, zapisane i odhaczone elementy oraz ostatnio otwarty materiał), lista zalogowanych urządzeń (opis przeglądarki i urządzenia, który przeglądarka przesyła przy logowaniu, chwila zalogowania i ostatnia aktywność z dokładnością do godziny, bez adresu IP), zgoda na wiadomości e-mail z ofertą, jeśli ją wyraziłeś, zgoda na wykonanie umowy od razu złożona przy zamówieniu, zgłoszenia z okna „Zgłoś problem” (rozdział 15), a po zgodzie na wykonanie umowy od razu i wysłaniu Ci jej potwierdzenia chwila pierwszego otwarcia i oznaczenie otwartego materiału albo lekcji.

12.2. Cel i podstawa. Prowadzenie Konta i dostarczanie kursów oraz materiałów dodatkowych (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Bezpieczeństwo logowania, w tym ograniczenie liczby prób, i logi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO, rozdział 6). Ochrona kursów przed nieuprawnionym udostępnianiem: znak wodny z adresem e-mail Konta na obrazie wideo i limit urządzeń, na których Konto działa naraz, opisane w karcie oferty kursu (art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO, nasz interes to ochrona praw do kursu). Lista zalogowanych urządzeń służy utrzymaniu zalogowania, limitowi urządzeń i temu, żebyś widział w Koncie, gdzie jesteś zalogowany, i mógł wylogować każde urządzenie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a przy limicie urządzeń także lit. f). Wylogowanie przez limit urządzeń zapisujemy w logach: rodzaj zdarzenia, czas, identyfikator Konta i powód, bez adresu e-mail i adresu IP (art. 6 ust. 1 lit. f RODO, rozdział 6). Zgoda na wykonanie umowy od razu, jeśli ją wyrazisz, i jej potwierdzenie (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą o prawach konsumenta). Chwilę i oznaczenie pierwszego otwartego materiału albo lekcji zapisujemy tylko wtedy, gdy wyraziłeś zgodę na wykonanie umowy od razu i wysłaliśmy Ci jej potwierdzenie. To dowód, kiedy wygasło prawo odstąpienia od umowy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO, nasz interes to ustalenie i obrona roszczeń z umowy). Przechowujemy je razem z zamówieniem przez okres z pkt 11.7.

12.3. Założenie Konta. Konto zakładamy po potwierdzeniu płatności, tylko z adresem e-mail z zamówienia. Imię, nazwisko i dane do faktury zostają w zamówieniu. Konto zaczyna działać, gdy ustawisz hasło przez odnośnik wysłany na ten adres. Jeżeli masz już Konto na ten adres, dopisujemy do niego zamówienie. Gdy pomylisz się w adresie, napisz na pomoc@hookai.pl. Przeniesiemy zamówienie po sprawdzeniu, że jest Twoje.

12.4. Eksport i usunięcie. W ustawieniach Konta możesz pobrać swoje dane, w tym zamówienia i złożone oświadczenia, i usunąć Konto. Po usunięciu Konta zamówienia i oświadczenia zostają przez okres z pkt 11.7, bez powiązania z Kontem. Zgłoszenia z okna „Zgłoś problem” zostają przez okres z pkt 15.6, bez powiązania z Kontem.

12.5. Jak długo. Do usunięcia Konta. Konto i wyniki nauki zostają bez limitu czasu, także po końcu dostępu do kursu: kurs się wyłącza, a wyniki zostają. Konto usuniesz w każdej chwili (pkt 12.4). Odstąpienie od umowy o kurs nie usuwa Konta. Konto i wyniki zostają, dopóki go nie usuniesz albo nie poprosisz o to w oświadczeniu o odstąpieniu. Konto, w którym nie ustawiłeś hasła, usuwamy po końcu okresu dostępu albo gdy zwrócimy Ci wszystkie płatności za kursy na tym Koncie (regulamin pkt 3.3 i 9.9). Zamówienie i oświadczenia zostają przez okres z pkt 11.7. Dane zalogowanego urządzenia przechowujemy do wylogowania. Sesja wygasa po 14 dniach bez aktywności, najpóźniej 30 dni od zalogowania. Wygasłe sesje usuwamy. Logi przechowujemy przez czas z pkt 4.2.

12.6. Odbiorcy i wideo. Dostawca hostingu i dostawca poczty transakcyjnej (pkt 4.1 pkt 1 i 3). Lekcje wideo przechowuje i dostarcza dostawca wideo z siedzibą w Unii Europejskiej, z plikami w Niemczech, na podstawie umowy powierzenia (pkt 4.1 pkt 7). Wideo jest szyfrowane: przy odtwarzaniu Twoja przeglądarka pobiera licencję odtwarzania od dostawcy ochrony wideo (pkt 4.9 pkt 2). Na obrazie widać znak wodny z adresem e-mail Twojego Konta, także na pełnym ekranie. Jeśli znak wodny nakłada dostawca wideo, otrzymuje on w tym celu adres e-mail Twojego Konta, na podstawie tej samej umowy powierzenia. Liczbę urządzeń, na których Konto działa naraz, podaje karta oferty kursu i Konto.

12.7. Pamięć przeglądarki na platformie. Opisuje ją Polityka cookies, pkt 3.2.

12.8. Konto dla osoby wskazanej przez firmę. Gdy firma kupuje kurs dla swojego pracownika albo współpracownika, dostajemy od niej jego adres e-mail. Zakładamy na ten adres konto i prowadzimy je, żeby wykonać umowę z firmą. To nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Informację o przetwarzaniu wysyłamy tej osobie w pierwszej wiadomości (art. 14 ust. 3 lit. b RODO). Osoba wskazana może wnieść sprzeciw. Wtedy konto usuwamy, a firma może wskazać inną osobę.

13.1. Politykę zmieniamy, gdy zmieniają się cele, sposoby przetwarzania albo odbiorcy danych. Każda wersja ma datę. Poprzednie wersje udostępniamy na żądanie wysłane na info@hookai.pl.

13.2. Polityka w tej wersji obowiązuje od 29 października 2026.

14.1. Jak działa telefon. Ten rozdział dotyczy każdego numeru telefonu spółki, który podajemy na naszych stronach albo w regulaminie sklepu. Numer do reklamacji i odstąpienia od umowy oraz godziny, w których go odbieramy, podaje regulamin sklepu, pkt 1.3. Odbiera osoba z naszego zespołu. Gdy nie odbieramy, wyślij SMS na ten sam numer albo e-mail na info@hookai.pl, a w sprawach zakupu kursu na pomoc@hookai.pl.

14.2. Czy nagrywamy. Nie nagrywamy rozmów. Reklamację, odstąpienie od umowy i inne ustalenia dotyczące umowy, które przekażesz telefonicznie albo SMS-em, potwierdzamy e-mailem, jeśli podasz adres.

14.3. Jakie dane. Numer, z którego dzwonisz albo wysyłasz SMS, data i godzina połączenia albo SMS-a, treść SMS-a oraz dane, które sam podasz, na przykład imię, adres e-mail albo numer zamówienia. Gdy sprawa wymaga dalszej obsługi, zapisujemy w korespondencji e-mail, czego dotyczy i jak się zakończyła.

14.4. Cele i podstawy.

• obsługa sprawy i oddzwonienie: gdy sprawa dotyczy umowy z Tobą albo działań przed jej zawarciem na Twoje żądanie, na przykład pytania o kurs, zamówienia albo dostępu do Konta (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); w innych sprawach i gdy dzwonisz w imieniu firmy, w naszym prawnie uzasadnionym interesie, którym jest odpowiedź na zgłoszenie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• rozpatrzenie reklamacji i odstąpienia od umowy zgłoszonych telefonicznie albo SMS-em, gdy przepisy wymagają od nas odpowiedzi albo zwrotu w terminie (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 7a ust. 1 i art. 32 ust. 1 ustawy o prawach konsumenta);
• potwierdzenie ustaleń e-mailem, żeby został ślad tego, co zgłosiłeś i co ustaliliśmy, w tym daty i treści reklamacji albo odstąpienia, oraz ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń. To nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

14.5. Inna droga kontaktu. Jeśli nie chcesz podawać nam numeru telefonu, napisz na pomoc@hookai.pl. Usunięcia danych z telefonów spółki możesz zażądać albo wnieść sprzeciw na zasadach z pkt 4.3 i 4.4.

14.6. Jak długo. Rejestr połączeń i SMS-y w telefonach spółki przechowujemy do załatwienia sprawy, najdłużej 12 miesięcy od ostatniego kontaktu. Reklamację i odstąpienie złożone telefonicznie albo SMS-em przenosimy do e-maila z potwierdzeniem i przechowujemy jak pozostałe oświadczenia: do końca szóstego roku kalendarzowego po zakupie (pkt 4.2). Pozostałą korespondencję w sprawie przechowujemy jak korespondencję (pkt 4.2).

14.7. Odbiorcy. Upoważnione osoby z naszego zespołu (pkt 4.1 pkt 10). Operator sieci komórkowej każdego numeru spółki przetwarza dane o połączeniach i SMS-ach jako odrębny administrator, a nie na nasze zlecenie (pkt 4.1 pkt 12). Dane z telefonów spółki nie trafiają poza EOG (pkt 4.9 pkt 3).

14.8. Dobrowolność. Telefon to jedna z dróg kontaktu. Każdą sprawę załatwisz też e-mailem na pomoc@hookai.pl albo listem na adres siedziby.

15.1. Okno „Zgłoś problem”. Przycisk „Zgłoś problem” jest na każdej stronie platforma.hookai.pl, także w formularzu zamówienia i w materiałach kursu. Zgłoszenie wyślesz z Konta albo bez logowania. W oknie wybierasz, czego dotyczy problem. Kategoria „Dostępność” służy do zgłoszenia, że coś utrudnia korzystanie z platformy, na przykład z klawiatury, czytnika ekranu albo powiększenia. Zgłoszenie w tej kategorii rozpatrujemy jako skargę na brak dostępności (regulamin sklepu, pkt 10.9).

15.2. Jakie dane. Kategoria, opis problemu, adres strony, z której wysyłasz zgłoszenie (bez parametrów i kodów z adresu), przy zgłoszeniu z lekcji jej nazwa oraz data i godzina wysłania. Bez logowania także adres e-mail, na który odpiszemy. Z Konta identyfikator Konta i adres e-mail Konta. W kategorii „Dostępność” także imię i nazwisko, bo skarga na brak dostępności musi je zawierać (art. 36 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 26 kwietnia 2024 r. o zapewnianiu spełniania wymagań dostępności niektórych produktów i usług przez podmioty gospodarcze). Do zgłoszenia dopisujemy termin odpowiedzi, datę i sposób odpowiedzi oraz datę zamknięcia, a przy skardze także jej wynik i nowy termin, jeśli go wyznaczymy. W opisie nie podawaj danych osobowych.

15.3. Cele i podstawy.

• odpowiedź na zgłoszenie i usunięcie problemu: gdy zgłoszenie dotyczy umowy z Tobą, na przykład kupionego kursu albo zamówienia (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); w pozostałych sprawach, także bez logowania, w naszym prawnie uzasadnionym interesie, którym jest odpowiedź na zgłoszenie i sprawne działanie platformy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• rozpatrzenie reklamacji i skargi na brak dostępności, gdy przepisy wymagają od nas odpowiedzi w terminie (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 7a ust. 1 ustawy o prawach konsumenta albo z art. 37 ust. 2 ustawy o zapewnianiu spełniania wymagań dostępności); gdy przepisy tego nie wymagają, rozpatrujemy skargę w naszym prawnie uzasadnionym interesie, którym jest dostępność platformy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• wykazanie, kiedy i jak odpowiedzieliśmy, oraz ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• ochrona okna przed nadużyciem: limit zgłoszeń bez logowania z jednego adresu IP (pkt 6.2, art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

15.4. Zdrowie i niepełnosprawność. Nie musisz pisać o swoim zdrowiu ani niepełnosprawności. Wystarczy opis tego, co nie działa. Jeśli podasz takie informacje, użyjemy ich tylko do rozpatrzenia zgłoszenia albo skargi i usuniemy je razem ze zgłoszeniem i korespondencją w jego sprawie (pkt 15.6, art. 9 ust. 2 lit. f RODO).

15.5. Odbiorcy. Zgłoszenia czytają upoważnione osoby z naszego zespołu (pkt 4.1 pkt 10). Przechowujemy je na naszym serwerze u dostawcy hostingu (pkt 4.1 pkt 1). Odpowiadamy e-mailem przez dostawcę poczty elektronicznej (pkt 4.1 pkt 2). Na adres podany w oknie nie wysyłamy wiadomości automatycznych. Odpisuje osoba z naszego zespołu. Treść zgłoszeń, adresy e-mail oraz imiona i nazwiska nie trafiają poza Europejski Obszar Gospodarczy. O nowym zgłoszeniu nasz zespół dostaje powiadomienie przez komunikator, tylko z kategorią i terminem odpowiedzi (pkt 4.1 pkt 13 i pkt 4.9 pkt 4).

15.6. Jak długo. Zgłoszenie przechowujemy 12 miesięcy od jego wysłania. Potem usuwamy je automatycznie, także gdy Konto usunięto wcześniej. Gdy odpowiadamy e-mailem, w temacie podajemy numer zgłoszenia. Wiadomości z tym numerem w temacie przechowujemy 12 miesięcy od ostatniej z nich, chyba że zgłoszenie jest reklamacją kursu. Reklamację i odpowiedź przechowujemy wtedy jak reklamacje, a pozostałą korespondencję w tej sprawie jak korespondencję (pkt 4.2). Wiadomości bez numeru zgłoszenia w temacie przechowujemy jak korespondencję (pkt 4.2).

15.7. Dobrowolność. Podanie danych jest dobrowolne. Bez adresu e-mail nie przyjmiemy zgłoszenia bez logowania, bo nie będziemy mieć jak odpowiedzieć. Bez imienia i nazwiska nie wyślesz zgłoszenia w kategorii „Dostępność”. Skargę na brak dostępności możesz też złożyć e-mailem, listem albo telefonicznie (regulamin sklepu, pkt 1.3 i 10.9).

16.1. Kiedy. Rozmowy online prowadzimy w usłudze dostawcy kalendarza i spotkań online (pkt 4.1 pkt 14). Dotyczy to konsultacji umówionych przez formularze na hookai.pl (pkt 5.15-5.19) i spotkań, na które sami zapraszamy klientów i osoby, które się z nami kontaktują. Zaproszenie z odnośnikiem do spotkania wysyła e-mailem ten dostawca, z kalendarza osoby z naszego zespołu.

16.2. Jakie dane. Zaproszenie i spotkanie w kalendarzu zawierają termin, temat i treść zaproszenia oraz adresy e-mail i nazwy uczestników. Przy konsultacji umówionej przez formularz temat i treść są stałe, a Twoją nazwą jest Twój adres e-mail (pkt 5.16). Gdy dołączasz do spotkania, dostawca przetwarza dane potrzebne do połączenia i rozmowy: nazwę, którą podasz przy dołączeniu, obraz i dźwięk, jeśli je włączysz, wiadomości, które napiszesz na czacie spotkania, i dane techniczne połączenia, w tym adres IP. Jeśli dołączysz ze swojego konta w tej usłudze, dane tego konta przetwarza na swoich zasadach Twoja organizacja albo dostawca.

16.3. Cele i podstawy. Umówienie i przeprowadzenie rozmowy na Twoje żądanie przed zawarciem umowy albo przy jej wykonaniu (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Gdy bierzesz udział w spotkaniu w imieniu firmy, w naszym prawnie uzasadnionym interesie, którym jest prowadzenie rozmów handlowych i obsługa współpracy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

16.4. Jak długo. Spotkanie w kalendarzach osób z naszego zespołu, które biorą w nim udział, razem z adresami i nazwami uczestników, oraz czat spotkania przechowujemy przez 12 miesięcy od spotkania. Gdy spotkanie dotyczy umowy o usługi firmowe, przechowujemy je jak zgłoszenia i korespondencję przy tej umowie (pkt 4.2). Dane techniczne połączenia dostawca przechowuje w logach usługi przez czas potrzebny do jej działania i bezpieczeństwa, na zasadach umowy powierzenia.

16.5. Odbiorcy i przekazanie poza EOG. Dostawca przetwarza dane na nasze zlecenie, na podstawie umowy powierzenia (pkt 4.1 pkt 14). Przekazanie poza EOG opisuje pkt 4.9 pkt 5. Uczestnicy spotkania widzą nazwy i adresy e-mail pozostałych uczestników.